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¿Prohíbe el Tribunal Supremo que la empresa espíe los correos electrónicos de los trabajadores? ¿Cómo tiene que actuar la empresa a partir de ahora?

Una reciente sentencia confirmó la actual prohibición de controlar las comunicaciones o el uso privado de Internet en el trabajo. De todas formas, eso no es del todo así. La empresa puede monitorizar las comunicaciones de los trabajadores y sancionarlos por el uso personal de las herramientas informáticas. Dicho control deberá cumplir unas condiciones para evitar situaciones de abuso.

Regulación previa

Es posible controlar el uso de las herramientas informáticas que la empresa pone a disposición pone a disposición de los trabajadores . Para ello, se debe haber regulado previamente la posibilidad de efectuar este control y haber notificado a los afectados lo siguiente:

  • Qué pueden y qué no pueden hacer con las herramientas empresariales (ordenador, correo electrónico, tablet…). Por ejemplo, habrá que indicar que está prohibido el uso particular de dichas herramientas (el envío de e-mails ajenos al trabajo, la conexión a redes sociales…)
  • Hay que notificar también que la empresa se reserva el derecho a monitorizar los mensajes y el resto de comunicaciones. Habrá que indicar que se podrá revisar los e-mails o las páginas web visitadas.
  • Se deberá advertir que el uso no permitido de las herramientas informáticas acarreará sanciones disciplinarias y podrá dar lugar al despido según la gravedad de los hechos.

De esta forma, no se podrá entregar una comunicación genérica sobre la posibilidad de monitorización, habrá que reflejar claramente su extensión, alcance y finalidad. La empresa se deberá asegurar de que los empleados la reciben y la comprenden, siendo la mejor manera haciéndoos firmar una copia.

Control posterior

Debido a que un control de este tipo puede vulnerar algún derecho fundamental (derecho a la intimidad y al secreto de las comunicaciones), habrá que llevar a cabo el control de forma proporcionada a la finalidad buscada. En concreto:

  • No se deberán realizar búsquedas indiscriminadas y sin motivo, teniendo que acreditar que existen sospechas previas de una conducta incumplidora. Siendo así si, por ejemplo, se detecta una bajada en el rendimiento de un empleado, o si la conexión a Internet va lenta.
  • El control deberá ser lo menos intrusivo posible. Por ejemplo, no revisando toda la bandeja de entrada del correo electrónico, si no buscando por palabra clave o receptor.
  • Si se impone una sanción, se tendrá que analizar la gravedad de los hechos. La empresa no debería acudir al despido si sólo detecta un e-mail personal (la medida no sería proporcional a la gravedad). Tampoco se debería sancionar si se ha tolerado anteriormente el uso particular de las herramientas. Lo correcto sería avisar y advertir al trabajador de la necesidad de cumplir con el código de conducta y sancionar sólo si hay un incumplimiento posterior.

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